Эффективное управление
мебельной фабрикой.
Оптимизация процессов. Внедрение ERP

UMF-Consult » Решения » Управление заказами

Управление заказами

Система автоматизации управления заказами

Проблематика

Задача управления заказами и продажами является определяющей для любой коммерческой организации. Именно продажи являются «генератором денег» и определяет уровень обслуживания клиентов. Начиная от «входа» - поступления заказа, до «выхода» - отгрузки заказа клиенту бизнес-процесс продаж связывает в единую цепочку все процессы компании, включая производство, снабжение, финансы, логистику. Требуется эффективное взаимодействие всех служб и подразделений.

В части управления заказами стоит задача определения сроков исполнения заказа, а также контроль запуска заказа «в работу» в зависимости от наличия оплаты, требуемого сырья и других факторов.

Управление обеспечением заказов, включая резервирование готовой продукции, полуфабрикатов и материалов актуально для производителей, как стандартной, так и заказной мебели.

Контроль исполнения заказов требует оперативного мониторинга контрольных точек, что осложняется разветвленной структурой технологических цепочек и сжатыми сроками производства, присущими мебельной отрасли.

Процесс отгрузки готовой продукции как на этапе планирования, так и на этапе исполнения требует эффективного внутрифирменного и внешнего взаимодействия.

Высокая вариативность мебельной продукции и динамичность рынка, а также нередко встречающаяся сложная структура собственных юридических лиц предъявляют особые требования к инструментам анализа продаж.

Решение

Важной задачей при приеме заказа является определение срока исполнения. Как правило, в мебельной отрасли применяются фиксированные сроки, привязанные к моделям и тем или иным свойствам изделий (например, к варианту отделки фасада: пленка ПВХ или эмаль). Для расчета сроков исполнения заказов может также использоваться информация об уровне текущей загрузки производства или наличии требуемых для исполнения заказа продукции, полуфабрикатов и материалов.

Контроль запуска заказов «в работу», как один из важнейших элементов управления заказами, преследует две основных цели:

  • Выполнение покупателем обязательств по оплате заказа: система блокирует запуск заказа, если он не оплачен в соответствии с условиями договора. Принудительная передача заказов в работу должна быть завизирована сотрудниками с соответствующими полномочиями.
  • Блокировка запуска в производство заказов, не обеспеченных сырьем, имеющим длительные сроки поставки

Принятые заказы покупателей могут быть обеспечены как за счет имеющихся запасов, так и за счет формирования заказов поставщикам и на производство:

  • Резервирование на складах применяется для стандартной продукции и перепродаваемых позиций (товаров); гарантирует невозможность отгрузки зарезервированных позиций под другие заказы
  • Формирование заказов поставщикам применяется для отражения ожидаемых поставок ТМЦ, с возможностью резервирования в ожидаемых поступлениях
  • "Запуск" заказа в производство предполагает автоматическое планирование производства готовой продукции в необходимом объеме, включая выпуск требуемых полуфабрикатов; применяется как для стандартной, так и для заказной продукции; выпускаемая продукция может автоматически резервироваться под соответствующий заказ.

Перечень контрольных точек, по которым отслеживается состояние заказа, может включать в себя как производственные, так и непроизводственные этапы (замеры, проектирование, монтаж). Для каждого этапа определяются «дедлайны» - крайние сроки исполнения. Информация о завершении непроизводственных этапов вносится в информационную систему исполнителями «вручную», а для оперативного отражения исполнения производственных этапов заказа могут быть использованы автоматизированные рабочие места непосредственно на производстве.

Для упрощения мониторинга заказов нередко используется механизм статусов. Статусы могут устанавливаться как в автоматическом режиме, так и «вручную». Статусы заказов не только служат фильтрами для необходимых отчетов, но и оказывают управляющее воздействие - в зависимости от текущего статуса заказ соответствующим образом отображается в специализированных интерфейсах, ожидая соответствующих  действий от сотрудников.

Информация о текущем состоянии заказа может использоваться как внутренними пользователями организации, так и для уведомления клиентов (посредством личного кабинета на сайте, СМС-уведомлений и т.п.).

На этапе планирования отгрузки решаются следующие задачи:

  • согласование даты отгрузки и монтажа; нередко они не совпадают с датой готовности заказа
  • уведомление клиента о необходимости доплаты по заказу и контроль поступления денежных средств
  • формирование заявок на доставку в отдел логистики
  • уведомление склада о необходимости подготовки заказов к отгрузке

Выполнение этих задач требует организации эффективного взаимодействия как внутри компании, так и с внешними  контрагентами. Это обеспечивается наличием единого информационного пространства в рамках корпоративной информационной системы, имеющей соответствующий инструментарий: механизмы заявок, подтверждений, статусов, интерактивные формы контроля, анализа и управления.

Для анализа продаж в разрезе клиентов, заказов, продукции и ее свойств используются специальные отчеты, позволяющие получить данные с необходимой детализацией как в количественном, так и в суммовом выражении.

В случае участия в процессе продажи нескольких юридических лиц (например, реализация продукции производства через «торговый дом») – требуется автоматизированное зеркальное отражение пар документов «заказ покупателя»-«заказ поставщику» и «отгрузка покупателю»-«приход поставщику» в учете соответствующих фирм.

Организация эффективного взаимодействия подразделений, а также высокий уровень автоматизации в части управления заказами и продажами могут быть обеспечены с использованием  специализированной информационной системы  «ПС:Управление Мебельной Фабрикой ERP».

Преимущества

Построение отлаженной системы управления заказами и продажами позволяет повысить уровень обслуживания клиентов, сократить сроки исполнения заказов, избежать издержек, связанных с различными «накладками».

Механизмы контроля передачи заказов в производство и в отгрузку позволяет минимизировать затраты на исполнение неоплаченных или необеспеченных материалами заказов, исключить отгрузку неоплаченных.

Контроль сроков оплаты в разрезе заказов обеспечивает своевременное поступление денежных средств.

Оперативный контроль над прохождением заказов позволяет выявлять отклонения по срокам на всех стадиях исполнения. Своевременная реакция на эти отклонения обеспечивает соблюдение сроков конкретного заказа, а устранение «узких мест» в производственном процессе позволяет в целом оптимизировать производство и добиться сокращения сроков изготовления продукции.

Благодаря многокритериальному анализу продаж компания получает информацию о текущей структуре сбыта и её тенденциях, что позволяет оперативно реагировать на изменение рыночной ситуации и формировать оптимальную ассортиментную политику.

UMF-Consult» © 2016

Продвижение сайта - WestWebArt